Hier geht's zur ganzen Geschichte über den Tag der offenen Tür, der als Negativbeispiel gedient hat: https://kundengluecklichmachen.de/tag-der-offenen-tuer-als-chance-zur-kundenbindung/

🎧 Tag der offenen Tür planen – So wird Ihre Veranstaltung ein voller Erfolg!

Ein „Tag der offenen Tür“ wirkt oft unkompliziert: ein paar Pavillons, ein Catering-Angebot, gut gelaunte Mitarbeitende – und schon ist das Kundenevent organisiert. Doch wie bei vielen Dingen steckt der Teufel im Detail. In dieser Podcastfolge teilt Sina Kistner persönliche Erfahrungen und wertvolle Tipps mit Ihnen, wie Sie Ihren Tag der offenen Tür professionell planen, um bei Ihren Gästen, Interessierten und potenziellen Kunden einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen. 🧠✨

Was auf den ersten Blick wie ein kleines Event aussieht, ist in Wahrheit eine strategische Chance: Sie präsentieren Ihr Unternehmen, Ihre Produkte, Ihre Kultur – und das in einem offenen, informellen Rahmen. Damit dieser Eindruck überzeugt, braucht es mehr als schönes Wetter und eine Band. Es braucht eine durchdachte Veranstaltungsplanung, motivierte Mitarbeitende – und klare Regeln. 🎯

✅ Was Sie in dieser Folge erwartet Sina berichtet von einem Negativbeispiel: ein großes Unternehmen, perfektes Gelände, tolles Wetter, Live-Musik – und dennoch war der Tag enttäuschend. Der Grund? Es fehlte an grundlegender Organisation und Gastgebermentalität. In dieser Episode erhalten Sie ganz konkrete Hinweise, wie Sie es besser machen können.

🧩 Warum Sie Ihren „Tag der offenen Tür planen“ sollten – und zwar gezielt! Viele Unternehmen unterschätzen, was ein solcher Tag leisten kann – oder sie verlassen sich auf Routine. Ein Tag der offenen Tür ist keine Betriebsfeier und kein Selbstläufer, sondern ein gezielter Moment der Unternehmensdarstellung.

Wenn Sie Ihren Tag der offenen Tür professionell planen, erreichen Sie mehrere Ziele:

• Kundenbindung intensivieren
• Neukunden ansprechen
• Marke und Werte erlebbar machen
• Vertrauen aufbauen
• persönliche Beziehungen stärken

Doch all das funktioniert nur, wenn Sie konsequent aus Besuchersicht denken – nicht aus interner Perspektive.

🧠 Tipp Nr. 1: Briefing Ihrer Mitarbeitenden Ein zentrales Thema der Folge ist das Mitarbeiterbriefing – und das aus gutem Grund. Ihr Team prägt den Tag.

🎤 „Wir sind Gastgeber!“ – das sollte Ihre zentrale Botschaft am Veranstaltungstag sein. Wer ein Firmenlogo auf dem Hemd trägt, steht nicht zum Plausch mit Kolleginnen und Kollegen bereit, sondern ist aktiv für Gäste da. Leider passiert es häufig, dass Mitarbeitende untereinander verweilen und Besucher ignorieren.

Deshalb: 📢 Ein kurzes Briefing am Morgen bewirkt viel. Es muss nicht lange dauern, aber es sollte klar sein:

Wer ein Logo trägt, ist Ansprechpartner 👔

Mitarbeitende setzen sich nicht in Grüppchen ab 🍽️

Jeder Gast wird aktiv angesprochen 👋

Freundlichkeit, Interesse und Begleitung sind selbstverständlich 😊

Nicht jeder Mensch im Team ist extrovertiert – doch mit klaren Regeln schaffen Sie Rahmenbedingungen, die den Unterschied machen.

📍 Tipp Nr. 2: Klare Zeitfenster kommunizieren Eine häufige Schwäche bei kurzen Veranstaltungen ist die unklare Zeitangabe. Wenn auf der Einladung nur steht „ab 17 Uhr“, sind viele verunsichert: Ist es dann unhöflich, um 18:30 zu erscheinen? Gibt es einen festen Programmpunkt?

Die bessere Lösung: Kommunizieren Sie konkrete Zeitfenster, z. B. „17–19 Uhr“. ⏰

➡️ Das schafft Klarheit ➡️ Senkt die Hemmschwelle für Spontanbesuche ➡️ Gibt Flexibilität, ohne Verbindlichkeit zu verlieren

Es sind kleine Formulierungen wie diese, die darüber entscheiden, ob jemand den Weg zu Ihrer Veranstaltung findet oder nicht.

🍽️ Denken Sie an die Basics – aus Sicht Ihrer Besucher Professionelle Eventorganisation beginnt mit dem Perspektivwechsel. Ihre Gäste fragen sich nicht, wie viel Mühe hinter dem Event steckt – sondern ganz pragmatisch:

Wo kann ich parken? 🚗

Gibt es Anbindung an den ÖPNV? 🚆

Wird für Verpflegung gesorgt? 🍕

Muss ich pünktlich erscheinen? 🕖

Diese Punkte sollten transparent und unkompliziert kommuniziert werden – sei es auf der Einladung, der Website oder durch klare Beschilderung vor Ort. Wenn sich Ihre Gäste schnell orientieren können, bleibt mehr Energie für Gespräche, Eindrücke und echte Begegnung.

💡 Trennen Sie intern und extern: Firmenfeier ≠ Kundenevent Ein häufiges Problem bei der Durchführung eines Tags der offenen Tür ist die Vermischung interner und externer Zielgruppen. Wenn Mitarbeitende das Event als Betriebsfeier sehen, fehlt oft der professionelle Anspruch, sich aktiv um Gäste zu kümmern. Doch genau das ist entscheidend.

Ihr „Tag der offenen Tür“ ist kein Dankeschön fürs Team, sondern ein Auftritt nach außen. Wenn beides kombiniert wird, sollte eine klare Aufgabenteilung erfolgen – z. B. durch Rollenverteilung, feste Ansprechpartner und Briefings.

🛠️ Wenn’s größer wird: Machen Sie einen Workshop daraus Wenn Sie regelmäßig Veranstaltungen durchführen – etwa jährlich wiederkehrende Hausmessen oder Kundenevents – lohnt sich ein struktureller Ansatz. Dann ist es sinnvoll, gemeinsam mit dem Team einen Workshop durchzuführen, in dem Fragen wie diese geklärt werden:

Welche Rollen übernimmt wer?

Was sind No-Gos im Kundenkontakt?

Wie gestalten wir den Ablauf kundenorientiert?

Sina Kistner bietet dazu Unterstützung an – und steht für Fragen, Workshops oder individuelle Beratung zur Verfügung. 📧 Schreiben Sie einfach an: kistner@kundenglücklichmachen.de

🏁 Fazit: So machen Sie Ihren Tag der offenen Tür zum Erlebnis Ein erfolgreicher Tag der offenen Tür basiert nicht auf Zufällen, sondern auf:

guter Vorbereitung ✔️

klarer Kommunikation ✔️

geschulten Gastgebern ✔️

Besucherfokus statt Eigenperspektive ✔️

Wenn Sie diese Punkte beherzigen, schaffen Sie ein Erlebnis, das wirkt – weit über den Veranstaltungstag hinaus. 🎉

🎙️ Hören Sie jetzt rein und holen Sie sich die besten Tipps direkt aus der Praxis! Egal ob Sie gerade zum ersten Mal einen Tag der offenen Tür planen oder bestehende Formate optimieren möchten: Diese Folge liefert Impulse, die wirken.

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